Nova racionalizacija raspodjele poslova je nužna, moguća i polazi od ograničavanja nepotrebnih sastanaka uprave poduzeća. U biti, treba reducirati sastanke. Oni se moraju održavati (čak i virtualni) u redovitim intervalima, ali prije svega strogo vezanih uz objektivne potrebe. Stoga se interna suradnja mora redizajnirati. Kako? Pojednostavljivanjem komunikacije, skraćivanjem sastanaka, smanjenjem broja zakazanih i odvajanjem nekoliko sati za sastanke, dok ostatak vremena mora biti rezerviran za ciljani rad. Pogledajmo kako i prema kojim pravilima.
U današnje vrijeme poslovnim aktivnostima često dominiraju zakazani sastanci, koji su većinu vremena nestrukturirani ili čak usmjereni na osnovnu međuljudsku interakciju, a ne na rješavanje kritičnih pitanja ili razvoj novih strateških linija.
I tako raspravljamo umjesto da rješavamo ili dajemo odgovore.
Zapravo, iako je interakcija možda lakša nego ikad, kvalitetna suradnja to nije, a njezina kvaliteta se nipošto ne podrazumijeva.
U čemu je onda smisao usporedbe?
Učinkoviti sastanci nisu samo izbjegavanje zbrke. Kada se njima dobro ne upravlja ili ih je previše, proces donošenja odluka postaje sporiji i trpi kvaliteta odluka.
Prema istraživanju McKinseyja, 61% menadžmenta reklo je da je barem polovica vremena provedenog u donošenju odluka – od čega je velik dio nedvojbeno proveden na sastancima – bila neučinkovita. Samo 37% ispitanika izjavilo je da su odluke njihovih organizacija bile pravovremene i visokokvalitetne.
Osim toga, u drugom istraživanju, 80% njih je razmatralo ili već provodi promjene u strukturi i ritmu sastanaka.
U praksi, pravi problem koji često skriva neučinkovitost i kašnjenja su loša priprema i izvođenje suradničkih interakcija.
Drugim riječima, pogađate, neučinkovitost sastanaka.
Koji je recept za uspješnost? Ravnoteža
Kada su sastanci dobro vođeni, oni ne samo da potiču bolje odluke, već djeluju na sudionike tako da oni dobivaju puno energije i motivacije te samostalno nastavljaju puni elana.
Da biste razumjeli kako stati na kraj umoru od video poziva i webinara, i ponovno pokrenuti timsku produktivnost, ključno je uspostaviti upravljanje vremenom učinkovitim sastancima.
